Kun Lapin sairaanhoitopiiri halusi käyttää tietovarastonsa tietoja lasten oirearviointia tuottavan ohjelmiston osana, lain mukaan olikin kyse lääkinnällisen laitteen lisälaitteesta. Sille piti luoda laatujärjestelmä. Clinipowerin avulla auditointi onnistui kerralla.
Kirjoittaja: Minna Torppa
Lapin sairaanhoitopiirissä pyritään tiedolla johtamiseen
Lapin sairaanhoitopiiriä voi hyvällä syyllä luonnehtia edelläkävijäksi: se otti Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) jälkeen toisena Euroopassa käyttöön lääkintälaitteiden valmistusta ohjaavan sertifioidun laatujärjestelmän, joka perustuu EU:n lääkintälaiteasetuksen ISO 13485 -standardiin. Lisäksi siellä otettiin käyttöön Euroopan ensimmäinen tietovarasto, joka ohjelmiston valmistuessa viedään lääkintälaiterekisteriin mahdollisesti vielä tämän vuoden lopulla.
Jo vuonna 2014 Lapin sairaanhoitopiiriin perustettiin tiedolla johtamisen yksikkö edistämään tiedolla tekemisen työskentelymallia. Sen mukaan kaikilla organisaation tasoilla työntekijät saatetaan pohtimaan, kuinka työtä voisi tehdä fiksuiten niin, että se on mahdollisimman tuottavaa, laadukasta ja taloudellista. Kehitystyö on kantanut hedelmää, sillä muiden huomionosoitusten ohella Lapin sairaanhoitopiiri palkittiin vuonna 2019 Tiedolla johtaja -organisaationa.
Matti Oikarainen
Tietotiimin projektipäällikkönä työskentelevä Matti Oikarainen on ollut mukana kehittämässä oman tiiminsä laatujärjestelmää. Sen luominen tuli ajankohtaiseksi, kun olemassa olevaa tietovarastoa haluttiin käyttää hyväksi lasten oireiden ja hoidon tarpeen arvioinnissa. Lapin sairaanhoitopiiri ulottuu laajalle maantieteelliselle alueelle. Sairaalamatka vaikkapa Utsjoelta Rovaniemelle on 450 kilometriä. Siksi olisi hyödyllistä, jos etukäteen olisi mahdollista selvittää, vaatiiko oire lähtemistä sairaalan päivystykseen vai voidaanko hoito antaa paikallisessa terveyskeskuksessa.
Clinipowerin avulla auditointi läpi kerralla
”Kun tietovarastosta haluttiin hakea vertailutietoa hoidon tarvetta arvoivaan ohjelmistoon, todettiin, että se luokiteltaisiin lääkintälaitteen lisälaiteeksi, joka edellyttää hyväksyttyä laatujärjestelmää”, Oikarainen toteaa. Tuoreena työntekijänä hän sai vuonna 2018 tehtäväkseen laatujärjestelmän rakentamisen muiden töiden ohella. Vaikeaselkoista asetustekstiä läpi kahlatessa oman osaamisen rajat tulivat pian vastaan.
”Syyskuussa aloitimme tiiviin yhteistyön Clinipowerin kanssa. Päätettiin, että joulukuussa homma olisi audintointivaiheessa. Saimme selkeät työskentelyohjeet ja aikataulut sekä koulutusta useaan otteeseen. Myös auditointiin saimme erittäin hyvän opastuksen. Clinipowerin Hannele Toroin ammattitaidon turvin auditointi meni heti kerralla lävitse!”
Kun Oikarainen arvioi prosessia jälkikäteen, hän on vakuuttunut, että ilman ammattiapua aikataulu olisi venynyt eikä auditointia olisi heti läpäisty.
”Saimme selkeät työskentelyohjeet ja aikataulut sekä koulutusta useaan otteeseen. Myös auditointiin saimme erittäin hyvän opastuksen.”
”Mielestäni yrityksissä haaskataan energiaa siihen, että yritetään itse saada lakitekstistä selvää. Asiantuntija voisi selvittää olennaiset asiat hyvinkin nopeasti. Tällä hetkellä luulen ymmärtäväni jo jotakin asetustekstistä, mutta kokonaisuuteen kuuluu hirveä määrä muitakin asioita. Sen vuoksi ilman konsulttia on vaikea edetä.”
Tällä hetkellä Oikaraisen työajasta suuri osa kuluu tietojohtamiseen, mutta hän osallistuu edelleen joka toinen kuukausi kokoontuvaan laatupäälliköiden vertaistukiryhmään, jonka Clinipower aloitti keväällä 2019.
”Ryhmän asiantuntijaluentojen avulla olen voinut päivittää tietojani. Olemme saaneet tiedot käsitellyistä asioista myös sähköpostilla, jolloin niihin palaaminen on ollut helppoa”, Matti Oikarainen kiittää.
Korona-epidemia vaikutti tietotyöhön
Lapin sairaanhoitopiiri joutui eturintamaan koronan rantautuessa Suomeen. Maan ensimmäinen koronatapaus todettiin 29. tammikuuta 2020 Kiinan Wuhanista saapuneella turistilla, joka suljettiin eristykseen Rovaniemen keskussairaalassa.
”Nopeasti totesimme, että tarvitsemme tietoa tilanteen etenemisestä ja resursseista. Polkaisimme pystyyn Koronatilannekeskus-ympäristön Microsoftin SharePoint-sivustolle. Siellä oli koulutukseen liittyvää asiaa, ohjeistukset sekä ennen kaikkea Power BI:llä rakennettu ajantasainen tilannekuva”, Matti Oikarainen kertoo.
Tarvittiin tietoa esimerkiksi maskien ja muiden materiaalien riittävyydestä. Lapin sairaanhoitopiirin ja Rovaniemen kaupungin perusterveydenhuollon järjestelmistä tiedot saatiin suoraan tietovarastoon, mutta haasteena oli informaation saaminen muista kuntaorganisaatioista.
Lapin keskussairaala laajennustöiden keskellä elokuussa 2021. Matti Oikaraisen mukaan hänen ottamansa kuva symboloi myös jatkuvaa parantamista sekä tietoon pohjautuvaa johtamista ja päätöksentekoa.
”Meillä ei ollut materiaalihallintajärjestelmää eikä pääsyä kuntien tieto- eikä laboratoriojärjestelmiin. Office-ohjelmiston Forms-työkalun avulla rakensimme lomakkeita, joilla onnistuimme keräämään alueelta tarvittavan tiedon keskitetysti, meille käyttökelpoisessa muodossa.” Oikaraisen mukaan esimerkiksi raja-asemat ilmoittavat edelleen lomakkeiden avulla vuorokausittain maahantulijoiden määrät sekä sen, kuinka monet tulijoista ovat rokotettuja tai koronatestattuja.
Koronakriisissä koetellut ja hyväksi havaitut ohjelmistotyökalut ovat käytössä jatkossakin. Oikaraisen mukaan tavoitteena on, että osastojen esimiehet voisivat vuorokausittain ilmoittaa, paljonko henkilöstömäärä poikkeaa suunnitellusta ja miksi. Onko esimerkiksi teho-osaston henkilökunta hoitanut elvytyksiä sairaalassa vai onko sieltä kenties siirretty hoitajia päivystykseen?
”Tällaisia asioita ei aikaisemmin voitu nostaa esille. Nyt niiden avulla voidaan tarkastella osaston työn kuormittavuutta.”
Lean-menetelmästä hyötyä myös terveydenhuollossa
Monissa yrityksissä ja tuotantolaitoksissa on jo pitkään hyödynnetty Lean-ajattelua, joka tähtää työn tehostamiseen ja laadun parantamiseen yhtä aikaa asiakastyytyväisyyden kasvattamisen ja kustannusten pienentämiseen kanssa. Lapin sairaanhoitopiirissäkin ryhdyttiin jo vuosia sitten pohtimaan, voitaisiinko leanausta hyödyntää sairaalatyössä. Samassa yhteydessä aloitettiin huddlaus. Termi on peräisin amerikkalaisesta jalkapallosta, jossa ennen aloitusta joukkueen pelaajat kokoontuvat yhteen sopimaan pelitaktiikan.
Leanauksen ja huddlauksen havaittiin tuottavan hyötyä, kun niiden avulla henkilöresurssit ja rahavarat voidaan jakaa parhaalla mahdollisella tavalla.
”Sairaalassa jokainen yksikkö kokoontuu aamulla nopeasti tarkistamaan päivän resurssitarpeen. Osastonhoitajat pitävät osastojen välisestä toiminnasta oman huddlen ja arvioivat hoitajatarvetta. Tulosalueillakin on oma kokoontumisensa, jossa on ylintä johtoakin mukana. Eli huddlausta tehdään kolmella eri tasolla, jolloin kaikki saavat kuvan tulevasta työpäivästä.”
Matti Oikarainen kertoo, että jo 2019 havaittiin leanauksen ja huddlauksen tuottavan hyötyä, kun niiden avulla henkilöresurssit ja rahavarat voidaan jakaa parhaalla mahdollisella tavalla. Se on omiaan parantamaan myös potilaan hoidon laatua.
Neljä vinkkiä lääkintä – ja IVD-laitteen käytettävyystyön jalkauttamiseen